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上行文一定要写联系人吗?还是请示一定要写联系人?有没有具体的依据?
/    2018-12-04    2018-12-04    被访问次

  上行文不需要写联系人,上级规定的除外。请示要在文件最后用括号写明联系人办公室电话,手机号,因为请示事项是必须要答复的,这样便于上级机关与请示单位沟通衔接。

  你好!现在我和你一起共同学习机关公文以及常用文种的写作知识。在开始之前,首先说明两点:一是这次所讲的公文主要指行政机关公文,党的机关公文的不同点穿插说明;二是希望大家以听为主,以联系工作思考为主,大量的内容将发到局域网,供大家参考。结合我局实际,今天我们主要学习三个方面的内容:第一讲, 机关公文的格式和行文规则;第二讲,常用公文和文种的写法;第三讲,怎样写好机关公文。因个人水平有限,有不正确和不到位的地方,请大家批评指正。公文在我国历史上由来已久,新中国成立后,公文的范畴比过去扩大了。目前人们习惯上理解的公文分为两大类:一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文;另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题。行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。从这个定义中,我们可以看出机关公文的重要作用。就我局来讲,要传达贯彻国家矿产资源管理的方针政策、法律法规,对矿产资源勘查开发活动实施监督管理;要组织、协调、指导和监督地质灾害防治工作;要向上级请示问题、汇报情况,要答复矿业权人的请求事项等等,都离不开公文这一重要工具。可以说,离开了这个工具,我们的行政管理和行政执法活动将寸步难行。我相信,大家一定有比较深切的体会。那么,行政机关的公文具体包括哪些种类呢?根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定,共有十三类,十四种。大家可以参照学习。党的机关公文种类:决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种。

  在长期的工作实践中,为了能用最少的语言,表达最多的内容和信息,机关公文逐渐形成了固定的格式和运行传递的制度,并在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定。掌握公文的格式和运行要求,是做好公文处理工作的一个基本条件。现在,我们分别进行简要的介绍。

  根据规定,公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。

  一份完整的公文,我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。这里,我们结合下图逐项予以说明:

  (一)文头部分。位于公文首页上端,一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。注意:发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写,不能把“1997”写成“97”,让人误解为“1097”或“2097”等;括号要用六角括号“〔〕”,而不是“()”或“[]”;机密以上的公文要印文件份数序号;一般上行文需要标注签发人姓名。

  这里,大家要注意请示的格式:一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出的空白供上级机关批示文件使用。二是上报公文需要标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。

  (二)主文部分。从标题一直到印章,都属于主文部分,是公文最重要的部分。请大家注意的内容有:

  1、标题。除法律法规外,一般不加书名号,不加标点符号。同时,制作标题时,既要反映文章的主题,文题相符;又要规范格式,不能把词组、名称人为地分行。

  2、主送机关。普发性下行文主送机关较多,一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文,如公告、通告等,不写主送机关。

  3、正文。内容较多时,分层序码的规范顺序是:“一”、“(一)”、“1、”、“(1)”、“ ”。

  4、成文时间。以领导人签发日期为准,联合行文以最后机关领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。“零”写为“O”。

  5、印章。务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

  1、主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词,主要作用是便于电脑存储和文件检索。按规定,公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词,实际情况是县级以下机关的公文,对标注主题词未做硬性要求,但上行文要按上级机关要求标注。

  具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文种的词。各主题词之间空1格,不加标点。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》,就要先标类别词“水利”,再标类属词“水土保持”,最后标文种“通知”。另外,主题词表中没有的词,我们叫“自由词”,在必须标注时,应在该词后加“△”符号。如《关于张龙之等4名同志任职的通知》,其主题词为:干部任免 张龙之等△ 通知。

  2、附注。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语,可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号,位置居左空2格,在成文时间下一行。

  (四)公文排版规格。《办法》规定,公文用纸采用A4型纸,幅面尺寸为:210mm×297mm。公文页边与版心尺寸:

  排版规格:正文用3号仿宋体字,文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字,一般每面排22行,每行排28个字。

  公文行文方向有四个:上行(请示、报告)、下行(通知、通报)、平行(函)、泛行(通告、布告)。这里,我们应注意以下几点:

  1、一般不得越级请示,因特殊情况必须越级请示的,应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指:重大紧急事项,不越级请示要误时误事;被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题;与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一,而又急于处理的事项。

  2、请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式。如果写几个主送机关,可能是谁都不批复,或者是几个单位都批复,但批复意见又不一致,难以贯彻执行。

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